HƯỚNG DẪN SETUP
HỆ THỐNG QUẢN LÝ ỨNG VIÊN BẰNG AIRTABLE

Phù hợp cho các bạn Recruiter, Freelance hoặc ở các công ty nhỏ

BƯỚC 1

Tạo tài khoản Airtable

Các bạn click vào nút bên dưới để tạo tài khoản Airtable nhé

• TẠO TÀI KHOẢN AIRTABLE

Sau khi tạo tài khoản Airtable, các bạn sẽ được sử dụng phiên bản PRO của Airtable trong 14 hoặc 30 ngày. Phần hướng dẫn sử dụng của mình chỉ dùng các tính năng của phiên bản miễn phí. Về sự khác biệt của từng tài loại tài khoản các bạn vào Airtable Account để biết thêm chi tiết.

• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 2

Kiến thức cơ bản về Airtable

Cấu trúc hệ thống của Airtable giúp người dùng sắp xếp và phân loại dữ liệu theo nhiều phân khúc, mình sẽ giải thích như vầy cho dễ hiểu:Account - là công ty của bạn
Workspace - là các phòng khác nhau (Nhân sự, Sales, Marketing, Kế toán)
Base - là tủ tài liệu, trong từng workspace bạn có thể tạo nhiều base (tuyển dụng, hồ sơ nhân viên)
Table - là các tập tài liệu chứa dữ liệu đồng loại (danh sách ứng viên ứng tuyển)
Record - là dữ liệu (thông tin của ứng viên)
Field - trong mỗi dữ liệu sẽ có nhiều loại (tên, email, phone)Một trong các tính năng hay nhất của Airtable đó là liên kết dữ liệu trong cùng một Base. Việc này giúp người dùng có thể thiết kế nhiều cách để quản lý dữ liệu. Phần này hơi khó giải thích, nhưng sau khi hoàn thiện các bước kế tiếp, các bạn sẽ hiểu mình nói cái gì và hy vọng là các bạn sẽ thấy Airtable hay và hữu ích như thế nào so với các công cụ khác.

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 3

Thiết lập Workspace, Base, và Table

1 - Mình sẽ setup một cái Workspace gọi là Phòng tuyển dụng
2 - Trong Phòng tuyển dụng, mình sẽ tạo một cái Base gọi là Tuyển dụng 2019
3 - Trong Tuyển dụng 2019 mình sẽ tạo các Table là Job, Candidate, InterviewerTrong từng Table mình sẽ setup các field để thu thập và lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng trước khi setup field thì cá bạn qua bước kế tiếp để hiểu thêm về field là cái gì nhé.

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 4

Field - Dùng field nào để lưu trữ dữ liệu

Airtable phân dữ liệu ra nhiều loại, giúp người dùng lưu giữ và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Hiểu tính chất của từng field sẽ giúp các bạn thiết kế hệ thống dễ dàng hơn.Single line text - Họ tên, phone (sẽ giải thích sau)
Long text - Mô tả công việc, ghi chú
Attachment - CV/Resume, Hình Profile
Checkbox - Các câu hỏi đúng / không
Multiple select - Chọn nhiều lựa chọn (Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng)
Single select - Chọn một lựa chọn
Date - Ngày hết hạn apply
Phone number - Lưu ý, vì format phone của Airtable sẽ đi theo chuẩn Mỹ (850) 3xx 4xxx, thế nên các bạn nên dùng Single line text
Email - email không đúng format sẽ báo lỗi
URL - không dúng định dạng link sẽ báo lỗi
Number - chỉ lưu giữ "số"
Currency - format theo tiền tệ
Rating - đánh giá theo thang điểm
Created time - tự động ghi nhận ngày dữ liệu khởi tạo
Autonumber - tự động thêm số thứ tự cho dữ liệu kế tiếp
Percent - format theo phần trămADVANCED FIELDS
Trong danh sách "advanced fields" này mình sẽ chỉ sử dụng "Link to another record", các loại còn lại, các bạn....tự mò nha
Link to another record - Liên kết với dữ liệu khác trong cùng một Base
Collaborator - Nếu Base được chia sẻ cho người khác truy cập, bạn có thể tag người đó vào field này
Formula
Rollup
Duration
Count
Lookup
Barcode

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 5

Cấu trúc dữ liệu của Job

Trong tuyển dụng thì thu thập yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên vậy thì trong Job mình sẽ lưu giữ những gì.Job title - Single line text
Job description - Long text
Job location - Multiple select hoặc Single select
Department - Multiple select hoặc Single select
How to apply - Long text
Deadline - Date

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 6

Cấu trúc dữ liệu của Candidate

Tương tự như với Job, phần Candidate các bạn có thể tạo các field dữ liệu sau
Name - Single line text
Email - Email
Phone - Single line text
CV/Resume - Attachments
Why apply? - Long text

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 7

Cấu trúc dữ liệu của Interviewer

Cơ bản thì các bạn không cần tạo Interviewer table, tuy nhiên trong phần hướng dẫn này mình tạo ra để giúp các bạn hình dung cách Airtable liên kết dữ liệu với nhau như thế nào.Trước tiên là cũng tạo fields dữ liệu cho InterviewerName - Single line text
Email - Email
Phone - Single line text
Department - Single select
Role - Single select (mình chọn là HR, Technical Interviewer, và Hiring Manager)

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 8

Kết nối dữ liệu với LINK TO ANOTHER RECORD

Với Airtable, các bạn có thể kết nối dữ liệu từ các table khác nhau trong cùng một Base để có thể thấy thông tin một cách toàn diệnTrong Candidate, các bạn tạo thêm một field:
Apply to - Chọn Link to another record - Chọn Job

Trong Job, các bạn tạo thêm một field:
Hiring Manager - Chọn Link to another record - Chọn Interviewer

Với tính năng Link to another record, thay vì phải tạo mới dữ liệu, các bạn có thể chọn dữ liệu đã được setup sẵn.

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 9

Tạo Form để nhập thông tin

Với Airtable, các bạn có thể nhập thông tin trực tiếp, hoặc tạo Form để người khác có thể nhập thông tin mà không truy cập vào trong database của bạn.TẠO FORM YÊU CẦU TUYỂN DỤNG
Các công ty có thể tạo sự chủ động cho các Hiring Manager trong việc yêu cầu tuyển dụng bằng cách tạo form "Yêu cầu tuyển dụng". Các Hiring Manager chỉ cần truy cập vào form bạn thiết kế và nhập yêu cầu. Việc này giúp trao đổi giữa phòng tuyển dụng và các phòng khác diễn ra nhanh gọn dễ dàng kiểm soát.Trong Job, các bạn có thể tạo thêm field
Hiring Manager - Chọn Link to another record - Chọn Interviewer
Hiring Manager notes - Long textLưu ý, các bạn nhớ thêm thông tin của Hiring Manager vào danh sách Interviewer nhé.

Tạo form bằng cách click vào nút dropdown bên cạnh chữ "Grid view", và chọn Form

Khi vào được Form, các bạn click remove all để sắp xếp form từ đầu nhé.

Các bạn có thể click hoặc kéo thả thứ tự fields mà các bạn muốn người khác nhập dữ liệu.Sau khi tạo form, các bạn có thể xem preview bằng cách click vào Open formCác bạn cũng có thể gửi form đến một số người nhất định bằng cách click vào Share formĐây là form mẫu của mình. Xem form mẫu

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 10

Tạo Form để ứng viên ứng tuyển

Tương tự với form Yêu cầu tuyển dụng, các bạn có thể tạo form Job Application để ứng viên có thể ứng tuyển.Đây là form mẫu Sample Job Application FormVới form dạng này các bạn có thể quản lý toàn bộ ứng viên cho nhiều vị trí khác nhau.Các bạn hoàn toàn có thể setup form "Job application" để ứng viên xem chi tiết về vị trí ứng tuyển bằng cách tạo thêm Form

Sau đó các bạn cập nhật thông tin cho từng vị trí, (mỗi vị trí là một form nhé)

Tạo link prefill Hướng dẫn prefill của Airtable
Đây là prefill link của Job sample 1
https://airtable.com/shr3fFvcfGgDKZhZM?==prefill_Apply%20to=Job%20sample%201Vào xem form mẫu
Các bạn sẽ thấy Apply to đã được prefill sẵn Job sample 1

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp

BƯỚC 11

Chèn danh sách các vị trí đang tuyển vào trang web

Đây là trang mẫu, các bạn có thể chèn danh sách các vị trí các bạn đang tuyển vào trang của công ty bằng cách sau.Tạo Job listing view, click vào nút dropdown bên cạnh chữ Grid view, và chọn Grid, sau đó đổi tên thành Job listing view bằng cách double click vào chữ Grid view

Vào Job listing view và chọn thông tin bạn muốn ứng viên thấy bằng cách Hide fields.Với cách này, các thông tin nội bộ như Hiring Manager hay Hiring Manager notes các bạn có thể dấu đi

Để chèn form vào trang web, các bạn chọn Share view và Embed this view on your site

Sau khi click vào Embed this view on your site các bạn tuỳ chỉnh thông tin thể hiện tuỳ theo nhu cầu nhé.Sau khi tuỳ chỉnh, các bạn copy lại dòng code và chèn vào trang web. Phần này nên nhờ các bạn thiết kế website hoặc IT hỗ trợ nếu các bạn không được quyền truy cập vào hệ thống quản lý trang web.

• Quay lại bước vừa rồi
• Qua bước kế tiếp